L'iter della progettazione

La definizione di una buona idea progettuale è di fondamentale importanza per lo sviluppo successivo del progetto, e una volta definita l’idea progettuale può partire la fase di monitoraggio delle opportunità di finanziamento disponibili. È fondamentale che si definisca prima l’idea e solo in seguito si ricerchino i bandi adatti, perché altrimenti si rischiererebbe di scrivere progetti senza la necessaria solidità progettuale per poter essere finanziati.

La fase di scrittura del progetto inizia una volta verificata la sussistenza delle principali condizioni di partenza: esistenza di un’idea progettuale adatta al bando; esistenza di un bando alla portata delle capacità dell’organizzazione; eventuale esistenza di un partenariato, se richiesto; capacità di gestione economico-finanziaria del progetto in caso di ottenimento del contributo.

Scrivere una richiesta di finanziamento richiede l’apporto di numerose competenze: le competenze di lettura dei bandi e delle loro richieste, una capacità di analisi del contesto in cui si realizzerà il progetto e dei bisogni a cui esso risponderà, la definizione e spiegazione puntuale di obiettivi, azioni e risultati attesi, l’elaborazione di un articolato cronoprogramma e di un rigoroso piano finanziario del progetto.

Generalmente gli elementi specifici che pesano maggiormente nel successo della proposta sono normalmente definiti nel bando all’interno dei criteri di valutazione. Oltre a questo possono essere considerati elementi di successo l’originalità e l’innovatività dell’idea progettuale, ovvero gli elementi di novità rispetto a iniziative precedenti o ancora in corso, nonché la chiarezza nell’uso del linguaggio e nell’esposizione della proposta nella redazione di un progetto.

Poiché in molti casi la presentazione delle proposte avviene attraverso apposite piattaforme web, è opportuno dedicare il tempo necessario anche all’analisi delle istruzioni relative al loro utilizzo, normalmente presenti nella documentazione del bando.

La scrittura di un progetto è sicuramente impegnativa, ma sono l’implementazione e la gestione dello stesso a richiedere il maggior impegno. Quando un progetto ottiene un finanziamento, l’Ente finanziatore fornisce precise indicazioni per la realizzazione del progetto: l’inizio e la durata delle attività, le disposizioni di natura legale, finanziaria e procedurale (modalità di erogazione del contributo, eventuale distribuzione del budget fra i partner, monitoraggio delle attività, rendicontazione finale e comunicazione dei risultati).
Con l’avvio del progetto l’ente capofila assume le sue responsabilità di comunicazione nei confronti dell’Ente erogatore, di coordinamento dei partner, di controllo del budget e di realizzazione delle attività nei modi e tempi previsti.

Con l’avvio del progetto ha inizio anche il processo di monitoraggio delle attività. Si tratta di un processo continuo, che si estende dall’inizio alla fine del progetto.
Mentre il monitoraggio è uno strumento utilizzato nella gestione operativa del progetto, che si propone di analizzare l’avanzamento delle attività per identificare e risolvere problemi di attuazione, la valutazione è un processo che ha un valore più strategico e che si propone di valutare, a tappe prefissate, gli obiettivi, l’impatto e il valore aggiunto conseguiti dal progetto.

Al termine di un progetto vengono solitamente richiesti dall’ente finanziatore un rapporto finale (che ne riassuma le fasi e i risultati raggiunti) e un documento di natura finanziaria.

Il documento di rendicontazione finanziaria riporta il dettaglio e la giustificazione delle spese ammissibili sostenute e dei cofinanziamenti conferiti da altre fonti. Le regole definite a bando chiariscono le modalità di gestione del budget di progetto, il grado di flessibilità consentito e il livello di dettaglio richiesto nella rendicontazione finale.